Menü-Engineering mit Excel: Gerichte auswerten

Wobei diese Vorlage unterstützt

• Sie erkennen, welche Gerichte im betrachteten Sortiment absatzstark oder deckungsbeitragsstark sind.
• Sie erhalten zusammengefasste Werte zu Umsatz, variablem Wareneinsatz und Deckungsbeitrag.
• Sie finden unvollständige oder auffällige Datensätze über konkrete Prüfhinweise schneller.
• Sie können Schwellenwerte und Auswahllisten an die eigene Auswertungslogik anpassen.

Inhalt der Arbeitsmappe

So beginnen Sie

1. Annahmen prüfen

Öffnen Sie zuerst das Blatt Parameter. Prüfen Sie Beliebtheitsfaktor, Mindestabsatz, Warnschwelle der Wareneinsatzquote sowie die Höchstwerte für Preise, Kosten und Absatzmengen. Passen Sie diese Werte nur an, wenn sie zu Ihrem Auswertungszeitraum und Ihrer Datengrundlage passen.

2. Fiktive Daten ersetzen

Tragen Sie im Blatt Gerichte Ihre Werte in die gelb markierten Eingabefelder ein. Benötigt werden Gericht-ID, Gericht, Speisekategorie, Zeitraum von, Zeitraum bis, Absatzmenge, Verkaufspreis je Portion und Variable Kosten je Portion. Entfernen oder überschreiben Sie den vollständig fiktiven Beispieldatensatz, damit er nicht mit eigenen Zahlen vermischt wird.

3. Berechnungen und Hinweise kontrollieren

Prüfen Sie anschließend Umsatz, Variablen Wareneinsatz, Deckungsbeitrag je Portion, Deckungsbeitrag gesamt, Mix-Anteil und Matrixposition. Bleibt ein Ergebnis leer, kontrollieren Sie zuerst die acht Eingabefelder der betreffenden Zeile. Beachten Sie außerdem den Prüfhinweis am Zeilenende.

4. Übersicht für die Entscheidung lesen

Wechseln Sie zum Blatt Übersicht. Vergleichen Sie dort Zeitraum, Anzahl auswertbarer Gerichte, verkaufte Portionen, Deckungsbeitragswerte und Warnungen. Die Zusammenfassung nach Matrixposition zeigt, wie viele Gerichte in jeder Gruppe liegen und welchen gesamten Deckungsbeitrag diese Gruppe erreicht.

Aufbau und Ablauf der Menü-Engineering-Vorlage

Die laufende Bearbeitung findet im Blatt Gerichte statt. Jede Zeile steht für ein Gericht in einem bestimmten Zeitraum. Zuerst erfassen Sie die Identifikation und Kategorie, danach Beginn und Ende des Zeitraums sowie Absatzmenge, Verkaufspreis und variable Kosten je Portion. Die vorbereiteten Formeln ergänzen die wirtschaftlichen Werte und die Matrixposition.

Das Blatt Übersicht verdichtet alle vollständig auswertbaren Zeilen. Es nennt den frühesten Beginn, das späteste Ende, die Zahl erfasster und auswertbarer Gerichte sowie Summen und Durchschnittswerte. Zusätzlich werden Gerichte und Deckungsbeitrag nach den fünf Matrixpositionen zusammengefasst. Das vorhandene Diagramm stellt die Anzahl der Gerichte je Position dar.

Parameter dient als zentrale Stelle für Schwellenwerte und Listen. Im Blatt Hinweise werden Berechnungslogik, Bearbeitung und Grenzen erläutert. Filter und fixierte Überschriften im Eingabeblatt erleichtern die Kontrolle längerer Listen.

So entstehen Deckungsbeitrag, Mix-Anteil und Matrixposition

Die Vorlage multipliziert die Absatzmenge mit dem Verkaufspreis, um den Umsatz zu erhalten. Dieselbe Menge wird mit den variablen Kosten je Portion multipliziert, daraus entsteht der variable Wareneinsatz. Die Differenz zwischen Verkaufspreis und variablen Kosten ist der Deckungsbeitrag je Portion; multipliziert mit der Absatzmenge ergibt sie den gesamten Deckungsbeitrag des Gerichts.

Der Mix-Anteil setzt die Absatzmenge eines Gerichts ins Verhältnis zur gesamten Absatzmenge aller vollständig auswertbaren Zeilen. Die Beliebtheitsschwelle ergibt sich aus dem Beliebtheitsfaktor geteilt durch die Zahl der auswertbaren Gerichte. Für die zweite Achse vergleicht die Arbeitsmappe den Deckungsbeitrag je Portion mit dem gewichteten Durchschnitt aller ausgewerteten Portionen. Es handelt sich daher um eine relative Bewertung: Änderungen an einem Gericht können auch die Einordnung anderer Gerichte beeinflussen.

• Star: Mix-Anteil und Deckungsbeitrag je Portion erreichen oder überschreiten ihre jeweilige Schwelle.
• Arbeitstier: hoher Mix-Anteil, aber Deckungsbeitrag je Portion unter dem Vergleichswert.
• Puzzle: niedriger Mix-Anteil, aber Deckungsbeitrag je Portion mindestens auf Höhe des Vergleichswerts.
• Verlierer: beide Werte liegen unter ihrer jeweiligen Schwelle.
• Nicht bewertet: Die Absatzmenge liegt unter dem eingestellten Mindestabsatz.

In der Übersicht werden außerdem Deckungsbeitragsquote, Deckungsbeitrag je Portion und gewichteter Verkaufspreis berechnet. Wo eine belastbare Bezugsgröße fehlt oder null ist, unterdrückt IFERROR einen Rechenfehler und lässt das Ergebnis leer. Eine leere Kennzahl bedeutet deshalb nicht automatisch null, sondern häufig: Es gibt noch keine ausreichende Berechnungsgrundlage.

Praxisbeispiel: ein Gericht nachvollziehbar auswerten

Fiktive Eingaben aus der Arbeitsmappe

Das folgende fiktive Beispiel verwendet die vorbereitete Zeile für die Glutrote Paprikasuppe. Die Beispieldaten sind keine betrieblichen Ist-Werte:

• Gericht-ID: FG-001
• Speisekategorie: Vorspeise
• Zeitraum: 01.08.2026 bis 31.08.2026
• Absatzmenge: 180 Portionen
• Verkaufspreis je Portion: 8,50 €
• Variable Kosten je Portion: 2,40 €

Berechnung, Ergebnis und Entscheidung

Durch die Multiplikation der Menge mit dem Preis ergibt sich ein Umsatz von 1.530,00 €. Die entsprechende Multiplikation mit den variablen Kosten führt zu einem variablen Wareneinsatz von 432,00 €. Nach Abzug der variablen Kosten verbleiben 6,10 € Deckungsbeitrag je Portion und insgesamt 1.098,00 € Deckungsbeitrag.

Die Wareneinsatzquote beträgt rund 28,2 % und liegt damit unter der voreingestellten Warnschwelle von 40,0 %. Auch der voreingestellte Mindestabsatz von fünf Portionen wird erreicht. Die Zeile ist damit grundsätzlich für die Matrixeinordnung geeignet und löst allein aufgrund ihrer Wareneinsatzquote keine Warnung aus.

Ob das Gericht als Star, Arbeitstier, Puzzle oder Verlierer erscheint, lässt sich nicht aus dieser Einzelzeile ableiten. Dafür vergleicht die Datei den Mix-Anteil und den Deckungsbeitrag je Portion mit allen anderen vollständig erfassten Gerichten. Für eine Entscheidung prüfen Sie deshalb nach Eingabe des gesamten Sortiments die ausgewiesene Matrixposition: Je nach Ergebnis kommen etwa Beibehalten, Kostenprüfung, Preisprüfung oder eine Überprüfung der Platzierung auf der Karte infrage.

Parameter und Auswahllisten sinnvoll anpassen

Im Blatt Parameter sind als Ausgangswerte ein Beliebtheitsfaktor von 70,0 %, ein Mindestabsatz von fünf Portionen und eine Warnschwelle der Wareneinsatzquote von 40,0 % hinterlegt. Der Beliebtheitsfaktor bestimmt, welcher Anteil des rechnerisch idealen Mix-Anteils als Schwelle verwendet wird. Der Mindestabsatz verhindert, dass sehr selten verkaufte Positionen vorschnell einer der vier Hauptgruppen zugeordnet werden.

Die Eingabeprüfungen verwenden außerdem voreingestellte Obergrenzen von 250,00 € für den Verkaufspreis je Portion, 200,00 € für variable Kosten je Portion und 10.000 Portionen je Zeitraum. Ändern Sie diese Grenzen vor der Datenerfassung, wenn Ihr Sortiment oder Zeitraum größere Werte erfordert. Eine Anpassung wirkt auf die entsprechenden Eingabeprüfungen.

Als Speisekategorien sind Vorspeise, Hauptgericht, Dessert, Getränk und Beilage vorbereitet. Auch die Bezeichnungen Star, Arbeitstier, Puzzle, Verlierer und Nicht bewertet liegen in einer geschlossenen Liste. Sie können die Texte ändern; dadurch ändert sich jedoch nur die ausgegebene Bezeichnung, nicht die zugrunde liegende Logik aus Beliebtheit und Deckungsbeitrag.

Häufige Fehler erkennen und sicher korrigieren

Der Prüfhinweis nennt pro Zeile den zuerst erkannten Sachverhalt. Nach einer Korrektur kann deshalb ein weiterer Hinweis sichtbar werden, der zuvor nachrangig war.

• Erscheint „Angaben fehlen“, ist mindestens eines der acht benötigten Eingabefelder leer. Ergänzen Sie die Identifikation, Kategorie, beide Datumsangaben und die drei Zahlenwerte. Danach werden die Ergebnisfelder berechnet, sofern die Eingaben gültig sind.
• Bei „ID doppelt“ kommt dieselbe Gericht-ID mehrmals im vorbereiteten Bereich vor. Filtern oder sortieren Sie nach der ID und vergeben Sie eindeutige Kennungen. Der Hinweis verschwindet, sobald jede ID nur noch einmal vorhanden ist.
• „Zeitraum prüfen“ bedeutet, dass das Enddatum vor dem Beginn liegt. Vergleichen Sie die Daten mit dem ausgewerteten Verkaufsbericht und korrigieren Sie die vertauschte oder falsch eingegebene Angabe. Zulässig sind Datumswerte vom 01.01.2021 bis 31.12.2028.
• Bei „Negativer Deckungsbeitrag“ sind die variablen Kosten je Portion höher als der Verkaufspreis. Prüfen Sie, ob Preis und Kosten auf derselben Portionseinheit beruhen und korrekt übertragen wurden. Nach einer sachlich richtigen Korrektur werden Deckungsbeitrag und Summen neu berechnet.
• „Wareneinsatzquote prüfen“ erscheint, wenn das Verhältnis aus variablen Kosten und Verkaufspreis die eingestellte Schwelle überschreitet. Das ist nicht automatisch ein Eingabefehler. Kontrollieren Sie zuerst die Quelldaten und beurteilen Sie anschließend, ob Rezeptur, Preis oder betrieblicher Grenzwert überprüft werden sollen.

Die Kennzahl „Abweichende Datumsfelder“ in der Übersicht ist ebenfalls differenziert zu lesen. Sie vergleicht jeden Beginn mit dem frühesten Beginn und jedes Ende mit dem spätesten Ende der erfassten Gerichte. Bewusst kürzere Angebotszeiträume können daher einen Zähler erzeugen. Die Kennzahl zählt abweichende Felder und nicht zwingend unterschiedliche Gerichte; eine Zeile kann mit beiden Datumsfeldern einfließen.

Vergleich mit einem leeren Tabellenblatt

Eine vorbereitete Arbeitsmappe reduziert den Aufbauaufwand, legt aber zugleich eine feste Berechnungslogik fest. Ein leeres Tabellenblatt bietet mehr Freiheit, verlangt dafür eigene Formeln, Kontrollen und eine nachvollziehbare Klassifikation.

Die Vorlage ist geeignet, wenn Sie bis zu 100 Gerichte periodisch nach der vorhandenen Beliebtheits- und Deckungsbeitragslogik vergleichen möchten. Ein eigenes Tabellenblatt ist eher passend, wenn Sie deutlich mehr Positionen, getrennte Matrizen pro Kategorie, zusätzliche Kostenarten oder grundsätzlich andere Entscheidungskriterien benötigen und die dafür nötigen Formeln selbst aufbauen und prüfen können.

Grenzen der Auswertung

Die Datei unterstützt eine periodische Auswertung abgeschlossener oder manuell abgegrenzter Verkaufsdaten. Sie besitzt keine ERP-Anbindung, Echtzeitsynchronisierung oder Benachrichtigungsfunktion. Sie arbeitet mit Formeln, Datenprüfungen und Formatierungen, nicht mit Makros.

• Vorbereitet sind 100 Gerichte. Weitere Zeilen erfordern das fachgerechte Erweitern von Formeln, Prüfungen und zusammenfassenden Bezugsbereichen.
• Die Speisekategorie dient der Zuordnung und Auswahl, beeinflusst die Matrixberechnung aber nicht. Vorspeisen, Hauptgerichte, Desserts, Getränke und Beilagen werden gemeinsam verglichen, sofern sie im selben Datensatz stehen.
• Der Deckungsbeitrag berücksichtigt Verkaufspreis und variable Kosten je Portion. Fixkosten, Personalaufwand, Steuern und andere Ergebnisgrößen werden nicht berechnet; der Wert ist daher nicht mit Gewinn gleichzusetzen.
• Das Diagramm zeigt Anzahlen nach Matrixposition. Es ist keine zweidimensionale Streugrafik aus Mix-Anteil und Deckungsbeitrag.
• Prüfhinweise sind Plausibilitätskontrollen. Sie bestätigen weder die Richtigkeit der Quelldaten noch eine rechtliche, steuerliche oder sonstige Konformität.

Häufige Fragen